פרזנטציה אפקטיבית - פרזנטציה, שפת גוף ודיבור בפני קהל



פרזנטציה אפקטיבית - פרזנטציה, שפת גוף ודיבור בפני קהל

מי מפחד מפרזנטציה?

פרזנטציה, נאום, מצגת, עמידה מול קהל, הן מילים שיכולות להישמע מפחידות לרבים מאיתנו. יחד עם זאת, כמעט כולנו, במסגרות שונות בחיים נדרשים לעמוד בסיטואציה כזו, ואז אנו מוצאים עצמנו קצת אובדי עצות. יכולות עמידה מול קהל אינן מולדות, הן יכולות להירכש ולהילמד, צריך להבין את הבסיס, לתרגל ולגשת לעבודה.

פרזנטציה טובה היא כמו משולש שכל אחד מקודקודיו חשוב ומייצר עם השני בסיס נכון וטוב לשלישי. הקודקוד הראשון – הכנה נכונה, השני – שפת גוף וקול והשלישי – הקהל. אם נבין מרכיבים אלו ונכין עצמנו כראוי, נוכל לצלוח כל פרזנטציה שנידרש לעשות.

הכנה נכונה לפרזנטציה אפקטיבית

זה אולי ישמע מוזר ששליש מהפרזנטציה היא עוד לפני שהתחילה, אבל המצב הוא ממש כך. דו"ח המוגש בכתב יכול להיקרא מספר פעמים, כך שהקורא יכול לעיין ולחפש את המסרים המרכזיים ואת אלו הרלבנטיים לו. אולם הקהל "נתון לחסדיו" של הדובר – רק אם המסר יועבר בצורה מאורגנת ומותאמת, הוא יעבור לקהל, ופה טמון כוחה של הכנה נכונה. לכן, השאלה הראשונה שצריך לשאול לפני שניגשים להכין פרזנטציה היא – מה מטרת הפרזנטציה או מה בעצם אני רוצה להגיד? התשובה/ות לשאלה זו צריכה להיות מנוסחת במשפטים קצרים שלאורם בונים בהמשך את הפרזנטציה כולה.

מבנה נכון של הרצאה

עקומת הקשב, הבוחנת את השינויים שחלים בהקשבה והריכוז של השומעים, מצביעה על כך שבתחילת ההרצאה רמת הקשב גבוהה מאוד, במהלכה (החלק העיקרי והמרכזי של הזמן) ישנם תנודות בקשב שצונח לקראת סיום ההרצאה. לכן, בבניית הפרזנטציה,יש להתייחס לכל אחד מחלקיה ולראות כיצד ניתן לנצל את הקשב כשהוא קיים ואיך ניתן למקדו כשהוא מתחיל להתפוגג.

פתיחה של פרזנטציה תהיה מורכבת משני חלקים- הצגה עצמית ושבירת הקרח, ופריסת מבנה ההרצאה ומטרותיה.

איך להציג ? ההצגה העצמית צריכה להיות קצרה, מתומצתת, אך רלבנטית כדי שהקהל יבין מי האדם שעומד מולו, מה ניסיונו ומה הרלבנטיות שלו אליהם. לכן כדאי תמיד להוסיף משהו שישבור את הקרח, אם זה סיפור שמקשר אתכם לקהל או לפרזנטציה, בדיחה, ציטוט, שאלה או הפעלה (תלוי בקהל) שתחמם את הקהל. החלק השני של הפתיחה הוא הצהרת כוונות – כלומר על מה אנחנו הולכים לדבר ולפי איזה סדר.

חשוב לזכור! פתיחת הפרזנטציה היא הזמן בו הקהל בוחן את מי שעומד מולו. לכן, צריך להיות ענייניים, מוכנים ומעניינים.

גוף הפרזנטציה הוא החלק בו מתרכז עיקר המידע אותו רוצים להעביר ולכן הוא צריך להיות מסודר ומובנה.
ישנן מספר דרכים לריכוז מידע ולארגון המסרים:

1. סדר כרונולוגי – לסקור את האירועים לפי סדר התרחשותם

2. יצירת שיא – הצגת הנקודות העיקריות בסדר עולה על פי מידת חשיבותן וכובד משקלן.

3. בעיה-פתרון – הצגת בעיה, פתרון מומלץ והיתרונות שבבחירת פתרון זה

4. מהפשוט למורכב – הצגת הרעיונות מהפשוטים ביותר ליותר מורכבים

חשוב לזכור! החלק של גוף הפרזנטציה האפקטיבית הוא הארוך והמרכזי בהרצאה, לכן כדי שהקהל לא יאבד קשב בתוך הרצף של הדברים, עלינו להכין כלים שימשכו את תשומת ליבו – הבאת דוגמאות, שימוש באמצעים ויזואליים (גרפים, תמונות, טבלאות, סרטים), בקשת מתנדב מהקהל והפניית שאלה אליו, סיכום כל אחד מהמסרים שבגוף הפרזנטציה ומעבר לחלק הבא ("עד עכשיו דיברנו על… ועכשיו אני רוצה לעבור לדבר על…")

סיכום הפרזנטציה דומה מאוד לפתיחה וכמוה הוא חשוב מאוד להצלחתה של הפרזנטציה. בחלקו הראשון – נחזור על המסרים המרכזיים של הפרזנטציה ולאחר מכן ננסה שוב ליצור קשר אישי עם הקהל – נפנה פניה ישירה (אני פונה לכל אחד ואחת מכם…), נאפשר זמן לשאלות, נשתף בתחושה אישית, ניתן פידבק לקהל (היה לי לעונג להיפגש עם קבוצה איכותית כ"כ של אנשים…) ונודה לקהל על השתתפותם.

חשוב לזכור! הסיכום צריך לסיים את ההרצאה בשיא, לכן יש להימנע ממספר טעויות נפוצות בסיכום – אל תתנצל!, אל תראה חוסר ביטחון עצמי, אל תיכנס למרוץ נגד הזמן – אם סיימת לפני הזמן אל תנסה למלא את חלל הזמן, אל תוותר לעצמך ואל תניח לאנרגיה שלך לצנוח.

למידה מוקדמת של הקהל

למה חשוב להכיר את הקהל? דבר ראשון, זה יכול להקטין את הפחד ממנו. אם נכיר יותר את מי שאנחנו הולכים לפגוש כבר לא נסתכל עליו כאובייקט אחד גדול ומבהיל, אלא נדע יותר מהו ומיהו. היכרות עם הקהל יכולה גם לסייע להתחבר אליו ביתר קלות. אם נדע מי הקהל, מה הוא יודע, מה עמדותיו, מה גודלו מה מעניין את הקהל, במה הוא עוסק, הרצאות קודמות ששמע, אירועים מקומיים שקרו וניתן להשתמש בהם בהקשר שלנו, נוכל לכוון את המסרים באופן יותר ספציפי שידבר אל השומעים. משמעותי לא פחות מהמסרים אותם נכווין לקהל הוא היכרות עם קוד הלבוש שלו, המנהגים, קודי התרבות וכו'. לא היינו רוצים לבוא להרצאה ולגלות שהקהל הוא דתי ואנחנו לא לבושים באופן שמכבד אותו.

טיפים נוספים להכנת הפרזנטציה

  • רשום את כל הנקודות שברצונך להציג בנקודות באופן ברור ובסדר הצגתן
  • אסוף נתונים ולמד את הנושא היטב
  • ערוך סדר עדיפויות מהחשוב יותר לחשוב פחות
  • נפה חומר לא רלוונטי או כזה שמרחיב מידיי
  • תרגול, תרגול, תרגול – דע את הפרזנטציה שלך טוב, כך שבמשך ההרצאה כמעט ולא תצטרך להציץ בדפים שלך.

שפת גוף וקול

מחקרים מראים כי העברת מסר כוללת 3 מימדים מרכזיים – מימד ויזואלי – מה שמקבל המסר רואה (הכולל את המרצה עצמו וסביבתו), מימד ווקלי – הקול של מעביר המסר ומימד וורבלי – התוכן של המסר. מה שמעניין הוא המשקל של כל אחד מהממדים בהיבט הכולל של העברת המסר. מתוך 100% של העברת המסר, משקלו של המימד הויזואלי עומד על כ-55% (!), משקלו של המימד הווקלי הוא כ-38% וזה של הוורבלי עומד על כ-7%. נתונים אלו מבהירים כי בפרזנטציה לא חשוב רק ה"מה" שמעבירים, אלא חשוב לא פחות, ואולי אף יותר – ה"איך". כלומר, האופן בו יועבר המסר האל מילולי – הן בקול הדובר והן בשפת הגוף שלו מהווים מרכיב קריטי בהעברת הפרזנטציה.

שפת גוף בפרזנטציה אפקטיבית

שפת גוף בעולם המערבי, שלא כמו השפה המדוברת, היא פחות מודעת ונשלטת. בגלל מרכזיות השפה הוורבלית בתרבות, פעמים רבות אנחנו נוטים לשכוח את הכוח שיש לגוף ומזניחים את הצורך להכין גם אותו. כפי שציינו לשפת הגוף ישנה השפעה מכרעת על המסר. אך, כיצד "מחנכים" את הגוף? כדי להקל על ההכנה של הגוף כדאי לפרוט לכמה מוקדים בגוף שניתן לשלוט בתנועתם, וגם הם אלו שבד"כ מושכים תשומת לב ונעשה בהם שימוש.

הידיים לרוב מהוות השלמה והדגשה של מסרים ולעיתים אף מחליפות את המלל. לדוגמא, תיאור של אירוע או חפץ גדול ילווה בתנועות ידיים רחבות וימחיש את עוצמת הגודל של האובייקט. יש דוברים שירצו להדגיש עד כמה האובייקט גדול ואז לא ישתמשו אפילו במילה, אלא רק בתנועת היד – כלומר יגידו לנו בשפת הגוף שלהם – "הדבר כל כך גדול שאין לי מילים לתאר אותו". בנוסף, נדע שעיקר הדגש במסר של הדובר היה גודל האובייקט ופחות משהו אחר שנאמר במשפט.

חשוב לשים לב שתנועות הידיים מותאמות למסר אותו מעבירים ובאות במקביל אליו ולא אחריו. תנועות הידיים צריכות להישאר במרחב האפקטיבי – תנועות גדולות מידי יכולות להתפרש כמאיימות או לולייניות.

זהירות! תנועות ידיים יכולות גם להרוס אם הן בלתי מודעות ומשדרות פחד, חוסר ביטחון וכו'. יש להימנע מתנועות כמו ידיים בכיסים, החזקת חפצים (פתיחה וסגירה של עט בעצבנות), שילוב ידיים שמביע סגירות או התבצרות, החבאת הידיים מאחורי הגוף, יד על הפנים/הפה.

הגוף – תנועה במרחב היא בעצם התשובה לשאלה – "מה עושים עם הגוף?" נוקשות, כתפיים שמוטות, העברת משקל מרגל לרגל, עוויתות בתנועות הגוף, הן תנועות שמשדרות משהו שלילי, לא נינוח, חסר ביטחון או עצבני. תנועות אלו בד"כ הן בלתי מודעות, אך מושכות המון תשומת לב ומעבירות מסר. מסר שפעמים רבות הפוך מזה שאנחנו רוצים להביע. ניקח לדוגמא חבר שיוצא ממבחן או פגישה חשובה ואנחנו שואלים אותי "איך היה?" הוא עונה "בסדר" אך בשנייה החיוך נעלם מעל פניו, עיניו נודדות הרחק ממך וידיו ננעלות בחוזקה על הפולדר שהוא מחזיק בידיו. סביר להניח שעיקר המסר שחברך העביר לך היה דווקא הפוך לזה שאמר בפיו. יתרה מכך, נראה כי חברך כלל לא היה מודע למסר שאתה קלטת משפת גופו.

בהרצאה, התנועה במרחב מקלה על שפת הגוף. היא משחררת את הגוף ומקלה על המתח שנוטה להקפיא אותנו. תנועה במרחב גם שומרת על ערנותו של הקהל ומעוררת עניין – דבר שמעלה את רף הקשב. גם כאן צריך להתאים את התנועה לסיטואציה, לגודל החדר ולתוכן הדברים. אין הכוונה ב"תנועה במרחב" לריצת מרתון במהלך ההרצאה, אלא לתזוזה במרחב הניתן למרצה, פניה ללוח, התקרבות לקהל (לא יותר מידי), הליכה לאחד מצידי הקהל במידת האפשר וכו'.

זהירות! התנועה במרחב צריכה להיות עדינה מאוד. תזוזה רבה מידי יכולה לגרום לאפקט שלילי והפוך לזה שרציתם. הימנעו מתנועות מונוטוניות או קבועות (כמו הליכה הלוך וחזור בעצבנות) או מארגון החדר תוך כדי ההרצאה (הזזת כיסאות חזרה אל מתחת לשולחן וכדו').

קשר עין – התבוננות בעיניו של אדם, בייחוד כאשר מדברים אליו, מצביעה על עניין באותו אדם. באמצעות קשר עין אנחנו בונים סוג של מערכת יחסים עם האדם שמולנו. קשר עין מצביע על תקשורת. גם בפרזנטציה אנחנו רוצים לבנות מערכת יחסים עם הקהל ולייצר קומוניקציה. באמצעות קשר עין אנחנו מעוניינים לתת לקהל תחושה כי הדובר אינו רואה אותם כקבוצה אחת, אלא פונה בדבריו לכל אחד ואחת מהיושבים. קשר העין נותן לקהל את התחושה כי אנחנו רוצים להזמין אותנו להצטרף אלינו, שיש לנו משהו מעניין ורלבנטי להגיד ואנחנו מעוניינים לייצר שיח.

מלבד יצירת קשר ותחושת אינטימיות עם הקהל, קשר עין גם מפגין ביטחון ושליטה במצב – אדם שאינו מישיר מבט מביע חשש וחוסר ביטחון. בנוסף, קהל שמרגיש כי מסתכלים עליו ישלוט יותר בתגובותיו ובמעשיו (קצת כמו ילדים בבי"ס). סריקה של הקהל מסייעת לדובר גם לקבל משוב מהקהל. אם דובר רואה, לדוגמא, שהקהל מביע שעמום/עייפות (נע בכיסאותיו ללא הרף, יוצא וחוזר מהשירותים, מפהק וכו'), הוא יכול לנסות להתאים את דבריו באופן אחר לקהל, לעשות הפסקת התרעננות, במידה ויש לו מספר נושאים הוא יכול לבחון עם הקהל אילו נושאים יותר מעניינים אותו ועוד.

זהירות! קשר עין משמעו סריקה של כלל המשתתפים, הימנעו מהתמקדות במשתתף אחד. הסתכלו בעיניים של הקהל ולא מעל לראשיהם או בקירות האולם. גם פה סריקת הקהל צריכה להיעשות במינון נכון ובפרופורציות – אל תמצאו את עצמכם מזיזים את ראשיכם הלוך ושוב (כמו ממטרה) מימין לשמאל באופן מוגזם.

לבוש והופעה הם הדבר הראשון שהקהל רואה בפרזנטציה אפקטיבית עוד לפני שהדובר פתח את פיו או אפילו עשה ג'סטה אחת בידיו. הלבוש וההופעה משדרים, באופן בלתי ישיר, מי אתה ומהו המסר אותו אתה מעוניין להעביר. לכן, ללבוש וההופעה יש חשיבות גבוהה בהעברת פרזנטציה. כדאי לשים לב לדברים הקטנים והגדולים גם יחד – שיער, איפור, ביגוד וכו'.

זהירות! לבוש מכובד משדר דובר שמכבד את הקהל ומעוניין שיכבדו אותו. יחד עם זאת, כדאי, כחלק מלמידת הקהל וההכנה המוקדמת, להבין מהו הלבוש שיהלום את האירוע. לא היית רוצה להגיע בשמלת ערב לשיחה עם סטודנטים באוניברסיטה…

טיפים נוספים לשפת גוף

  • היה רגיש לשפת הגוף התרבותית של הקהל שלך
  • התאם את שפת גופך לגודל הקהל ומבנה החדר בו אתה נמצא
  • תרגול שפת הגוף חשוב מאוד כדי שבזמן המצגת תשומת הלב תופנה לקהל ולא לשפת הגוף
  • חייכו – זה מביע רוגע ונותן סימן חיובי לקהל.

שימושי קול ושפה
הקול הוא בעצם הכלי להעברת המסר. כמו שפת הגוף, גם הקול הוא מעין ראי לדובר פנימה והוא משקף את תחושותיו. אם אתה בטוח בעצמך – זה ישמע בקולך וכן גם ההיפך. יתרה מכך, הבנה של מרכיבי הקול תסייע ליצור התאמה בין הקול לתוכן. השימוש בקול מכיל בתוכו ארבעה מרכיבים עיקריים שבכל אחד מהם צריך להשתמש בתבונה בכדי להתאים למסר – עוצמה, טון, גובה וקצב.

עוצמה – החוכמה היא למצוא את האיזון בין קול שקט, המצריך את המאזין להתאמץ ומפגין חולשה ובין צעקה היכולה להתפרש כאיום ותרתיע את השומעים. המטרה היא להישמע טוב מבלי לצעוק. כך הדובר מפגין ביטחון ואנרגיה.

כדאי לדעת! חשוב ללמוד לשחק עם עוצמת הקול על פי המסר. לדוגמא, דוברים מנוסים בפרזנטציה אפקטיבית שרוצים ליצור מתח או שיא מנמיכים את קולם ולקראת השיא או הנקודה אליה הם חותרים, מרימים את הקול ויוצרים כך דגש על המסר החשוב ביותר. צריך לשים לב שמשחק כזה עם הקול יכול להיות מרוכז על משפטים בודדים ולא על הרצאה שלמה.

טון – קולו של מערבל בטון שונה מזה של הרוח שנושבת בעלים. הטון הוא בעצם האופי שאנחנו נותנים לקול – אם זה אופי מפחיד, מצחיק או מודאג. הגיוון בקול משמעותי לצורך שמירה על הקשב של הקהל. הוא יוצר עניין.

כדאי לדעת! הטון פעמים רבות משקף את מידת המעורבות של הדובר בתוכן הדברים ואת יכולותיו להתחבר רגשית לדברים אותם הוא נושא.

גובה – מתייחס לכמה גבוה או נמוך הקול שלנו. לכל אחד יש את גובה הקול הרגיל שלו, אולם אנחנו צריכים לזכור שגובה קול מקרין משהו עלינו. קול נמוך מקרין שלווה וביטחון, אך יכול גם להיות לעיתים משעמם. קול גבוה יכול להיתפס כמתוח ואצל גבר כנשי.

כדאי לדעת! למרות שגובה הקול הוא נתון קבוע, חשוב שנדע מה אנחנו מקרינים ונבחן כמה אנחנו יכולים לשחק בגובה הקול שלנו, כדי להקרין את מה שברצוננו לשדר.

קצב – את השיח על קצב הדיבור אנחנו מכירים מכל ילד שלמד לדרשת הבר מצווה שלו ואבא ואמא (ואפילו הקהל) אמרו לו לדבר לאט יותר. דיבור מהיר מידי משדר לחץ וחוסר ביטחון, דיבור איטי משדר עייפות, חוסר דינמיות, יעייף את השומע וייתן למחשבותיו לנדוד למקומות רחוקים. גם כאן, כמו בעוצמת הקול, החוכמה היא למצוא את האיזון בין הקצב האיטי למהיר. בעלי ניסיון פעמים רבות "משחקים" גם עם קצב הדיבור שלהם כדי ליצור שיאים בדיבור.

כדאי לדעת! פעמים רבות קצב דיבור מהיר מגיע גם עם עוצמת צליל גבוהה, כך שאם נדע לשלוט באחד מהפרמטרים נוכל להשפיע גם על האחר.

טיפים נוספים לשימוש בקול ושפה

  • השתמשו בשתיקות (6 שניות לפני משפט מפתח)
  • בחרו שפה פשוטה וברורה וזכרו את הכלל- KISS – Keep It Short & Simple
  • עשו שימוש בקיצורים
  • חיזרו על משפטי מפתח לצורך הדגשה
  • דברו בבהירות ואל תבליעו מילים או הברות
  • הקשב לקולך – הקלט עצמך והקשב לקולך עם חבר ונסה להבין אילו מסרים אתה מעביר.

הקהל

הקהל הוא בעצם הלקוח של מציג הפרזנטציה, הוא מקבל המסרים והוא זה שגם נותן משוב באופן מילולי או א-מילולי על הצלחתה או אי הצלחתה של הפרזנטציה. התנהגותו של הקהל במובן רב משפיעה על הצלחת הפרזנטציה ולכן חשוב להבין כיצד ניתן לשמור על ערנותו ולהשיג את תשומת הלב שלו. הקהל הוא אינו אדם בודד, אלא קבוצה של אנשים אל מול דובר אחד, דבר שפעמים רבות יותר פחד ורתיעה. בפרק זה נדון על פחד במה ודרכים להתמודד איתו וגם כיצד ניתן לתקשר עם הקהל טוב יותר – לשמור על ערנותו, לשלוט בו, להתמודד עם התנגדויות ולקרוא את המסרים שהוא מעביר למרצה.

פחד במה

טבעו של האדם שהוא מרגיש בטוח ובנוח כאשר הוא חלק מקבוצה. פרזנטציה היא אינה רק מצב בו המרצה הוא אחד מול קבוצה, אלא גם סיטואציה בה הוא צריך לשבות את לב הקהל, לשכנע ולעניין. מחקרים מראים כי לרוב פחד במה נובע בעיקר מחשש לא לעמוד בציפיות של הקהל או של עצמי. בדרך כלל הפחדים באים לידי ביטוי בחששות מגודל הקהל, בין אם הקהל רב או שהקהל קטן, אך מומחה או כאשר ישנו זמן הכנה מועט ואז הביטחון בשטף הדיבור נמוך. יש שחוששים גם משאלות רבות ומסובכות ומעזרים שלא יעבדו ויש המון שחוששים מ- Blackout פשוט לשכוח את כל מה שרציתי להגיד.

טיפים להתגברות על פחד במה

כיצד ניתן להתגבר על פחד במה? ישנן מספר דרכים שמסייעות להתגברות על פחד הבמה חלקן יותר טכניות וחלקן עבודה עצמית של הדובר.

  • ערכו הכנה יסודית – תרגישו שאתם יודעים בע"פ את המצגת ואת חומר הרקע
  • שימוש באמצעי המחשה (תמונות, סרטים, קטעי הפעלה) מסיט מכם את הפוקוס ונותן זמן להתארגנות ונשימה
  • הניחו הרשימות במקום נוח על השולחן ורשמו נקודות של עיקרי הדברים שברצונכם להגיד
  • רכישת מיומנויות הצגה באמצעות תרגול
  • תרגילי הרפיה לפני ההצגה
  • והכי חשוב לזכור – “Worst Case Scenario” מה כבר יכול לקרות?

תקשורת טובה עם קהל

שמירה על ערנות הקהל והמרצתו – כבר דנו בעקומת הקשב ובצורך לשמור על ערנותו של הקהל. השאלה הגדולה היא כיצד ניתן לעשות זאת? כפי שכבר אמרנו איננו ליצנים המנסים למשוך תשומת לב ולכן צריך לפנות לדרכים שמחד, ישברו את "שגרת" המצגת, אך מאידך, יהיו לרוב קשורים אליה ולא יסיחו את דעת הקהל לחלוטין מן הנושא המדובר.

אז איך עושים את זה?

עודדו את הקהל לשיחה, פתחו את השיחה לשאלות והקשיבו לצרכי הקהל ולמה שמעניין אותם. גלו התלהבות בפרזנטציה, גם אם זו הפעם המי יודע מה שאתם מעבירים אותה, הקהל צריך לקבל את התחושה כי הוא הקהל המיוחד שלו הכנתם את המצגת וכי זה הנושא שאותך – הדובר, הכי מעסיק ומרתק מכל דבר אחר.

השתמשו בהומור- זה יסייע לכם להפיג את המתח אצלכם ואצל הקהל וימשוך תשומת לב. פנו באופן אישי אל אנשים מהקהל ובקשו מהם להגיב או לספר על דעתם בנושא (היזהרו מלהביך ולהעמיד אנשים בסיטואציה בה אינם יודעים מה להגיד). נסו לחבר תמיד את הנושא לתחומי ההתעניינות של הקהל .

השגת תשומת לב מהקהל – גם הקהל העירני ביותר יכול להשתעמם ולאבד עניין או להיות מוסח מדברים חיצוניים שכלל אינם קשורים אלינו (כמו עובדי בניין שקודחים מתחת לחלון החדר וכו'). בנוסף, במהלך המצגת ישנם מסרים שהם המרכזיים והמשמעותיים ביותר וישנם טיעונים אותם מביאים בד"כ כדי לבנות מסרים מרכזיים יותר. לכן, בעיקר כאשר אנחנו מעוניינים לבנות מתח או רגע שיא במצגת, ננסה למשוך יותר את תשומת לב הקהל באופן יותר אקטיבי.

אז איך עושים את זה?

כולנו מכירים את הפתגם "השקט שלפני הסערה" וגם פעמים רבות משתמשים בו מבלי לחשוב. אפילו אמא שמקריאה סיפור, לפני שהיא מגיעה למתח עושה הפסקה קצרה ואז משחררת את משפט המחץ. גם בפרזנטציה שימוש בהפסקה ארוכה או שקט פתאומי אוטומטית מושך את תשומת לב הקהל. הקהל, שכבר רגיל לשמוע את קול הדובר ברקע, פתאום שומע שקט – ישר ירים את ראשו למרצה ויקשיב טוב כדי להבין למה פתאום הכל נעצר? מה קרה?

שימוש בתנועות, כפי שדיברנו, מושך את תשומת הלב, בייחוד אם זו תנועה אחת חריגה. גם שימוש בעזרים וויזואליים מושך תשומת לב, אם זה חפץ, תמונה, סרט, כתבה וכו'. שתפו במידע מעניין במיוחד – סטטיסטיקה מיוחדת, "סוד" או נתון מיוחד. גם סיפור מניסיון אישי מעורר תשומת לב – סיפורים אישיים באופן כללי מעוררים אצל השומעים רצון להקשיב ולהתעניין בכדי לספק את היצר ה"צהוב" שיש אצל כולנו (מי זה המרצה, מאיפה הוא, בן כמה הוא, מה עשה וכו').

טיפול בהתנגדויות – אחד הדברים שאולי הכי מפחיד דוברים הוא התנגדות מהקהל, הבעת אי הסכמה, התפרצות ואפילו נטישת החדר בהפגנתיות, במקרים קיצוניים. ההתנגדויות לרוב יגיעו מיחיד או מעטים בקהל והאתגר של הדובר יהיה גם לתת מענה למתנגד עצמו, אבל מה שיותר מעניין ומאתגר הוא לתת מענה שיספק את קהל השומעים. הכלל הבסיסי והכי חשוב בטיפול בהתנגדויות מהקהל הוא להישאר רגועים ולהגיב באופן מעודן וסביר למתנגדים. קחו נשימה עמוקה , עיצרו לחצי דקה ורק אז הגיבו.

אז איך עושים את זה?

תנו לגיטימציה להתנגדויות!! אל תילחמו בהן. תראו כי אתם בטוחים במה שיש לכם להגיד ושמחים לשמוע דעה אחרת, אך יש לכם גם תשובה. הראו לקהל שאתם דווקא שמחים שהעלו טיעון נגד כי זה מוסיף עניין ("אני שמח שהעלת את הטיעון הזה ויש בו מידה רבה של צדק, אבל…").

חזרו על טענת ההתנגדות ונסחו אותה מחדש. כלומר, השתמשו בטענה לקידום הטענה שלכם ותיקחו אותה הלאה לאן שברצונכם להמשיך את הטיעונים שלכם. כך תינתן תחושה כי טענה זו היתה אפילו מתוכננת אצלכם בפרזנטציה מראש. ("מה שאתה בעצם מתכוון להגיד הוא…. ואני רוצה אף להוסיף ש…).

שתפו פעולה עם המתנגדים. דוברים רבים שמכירים את תוכן הדברים שלהם לעומק יודעים פעמים רבות טיעוני נגד יותר מהיושבים בקהל. במקרים כאלה חדדו את הטיעון המתנגד והוסיפו עליו מידע ורק לאחר מכן תנו תשובה. (אני עוד אוסיף ואומר על מה שאתה אומר ש… וזה לא מתמצה רק בזה… אבל מה שאני בעצם מנסה לומר הוא…)

שפת הגוף של הקהל – כמו שלנו, הדוברים, יש אפיק של שיח א- מילולי, כך גם לקהל השומעים. שפת הגוף של הקהל היא בעצם סוג של משוב לא מילולי. אם נדע להכיר ולקרוא את שפת הגוף של הקהל, נוכל לנווט את הפרזנטציה למקומות שונים על פי העניין של הקהל. לכן, כלל חשוב מאוד הוא – היה ערני לשפת הגוף של הנוכחים! שים לב למסרים אותם הקהל מנסה להעביר לך.

שפת הגוף של הקהל יכולה להיות קבוצתית ויכולה להיות אישית כאשר אם כל אחת מהן צריך להגיב באופן שונה. אם ישנם בודדים בקהל שנראים משועממים וכל שאר הקבוצה מביעה עניין, אין טעם לשנות טקטיקה או נושא. בסיטואציה כזו ניתן לפנות לבודדים ולשאול אותם שאלה או לפנות למישהו מתעניין שיושב ממש לידם. בודדים אלו גם פעמים רבות יכולים להיות אלו שיכולים להתנגד וכך ניתן לצפות מי יתנגד וללמוד אותו במהלך ההרצאה.

שפת גוף קבוצתית רומזת לנו באופן כללי על הפרזנטציה. אם הקהל מרותק זהו משוב חיובי ואם הקהל משדר אחרת צריך לפעול באופן קצת שונה מזה שפעלנו עד כה.

אז איך עושים את זה?

כיצד ניתן לפרש שפת גוף? שפת גוף אינו מדע מדויק ולכן לא כל מה שנביא הוא הפירוש היחידי להתנהגות, אך ישנם כמה קווים בסיסיים שחשוב להכיר. בחרנו להביא כאן דוגמא לקובץ של התנהגויות נפוצות, אך כמובן שיש עוד וככל שמשתפשפים בפרזנטציות, כך לומדים ומכירים יותר.

  • ידיים על הירך (קרוב למפשעה) ושתי כפות הרגליים מונחות על הרצפה – מעידה על התבצרות בעמדות.
  • ידיים על הירך וידיים מחליקות לכיוון הברכיים והרגל /הרגליים על קצותיהן – בד"כ מעיד על נכונות ללכת לקראת או לעזוב.
  • נעילת קרסוליים -עצירת העמדה השלילית או ניסיון להשתלט על המצב הרגשי (פחד, רגשנות וכו'…)
  • רגל על זרוע הכסא – תנוחה הבאה להפגין חוסר עניין, אדישות וחוסר דאגה.
  • רגליים נועלות את קצה הכסא – תנועה המעידה על עמדה נחושה והתבצרות הנובעת מתוך חוסר בטחון.
  • בעמידה – כפות ידיים בכיסים – מעיד על ניטרליות- "אני לא איתך, אני לא נגדך, אני עם עצמי".
  • אגודל בולט מהכיס תוך דחיקת אגן קדימה – מעיד על גישה שתלטנית, תוקפנית, "מצ'ואיסטית". (חשיפת האגודלים מעידה על גישה שתלטנית).
  • גירוד הצוואר ומשיכת צווארון – מעידה על חוסר בטחון, ספק, מצוקה ומתח נפשי.
  • הצבעה באמצעות האצבע – תנועה המעבירה מסר של שתלונות ודומיננטיות.

לסיכום
פרזנטציה טובה היא כמו משולש שבנוי משלוש צלעות – הכנה טובה, שפת גוף ושימוש נכון בקול והקהל. כדי להצליח בפרזנטציה צריך להשקיע וללמוד כל אחד מצלעות המשולש ואז הפרזנטציה כבר נראית פחות מאימת ואפילו ידידותית.

טיפ קטן לסיכום שאולי הכי חשוב – נבחרתם (על ידי עצמכם או אחרים) להעביר פרזנטציה כי יש בכם משהו מיוחד ויש לכם מה לתת, אז היו עצמכם, אל תנסו להיות מי שאתם לא כי זה נראה לכם נכון. מסיכות כאלו רק יפריעו לכם בפרזנטציה ולא יעלמו מעיני הקהל.מה שהכי עובד זה הדבר האמיתי שהוא אתם!

ליצירת קשר עם חברת משכוכית ייעוץ והדרכה למנהלים אנא לחץ/י כאן, או צלצלי/י עכשיו: 072-2500344

משכוכית - ייעוץ והדרכת מנהלים, חברה מובילה בתחום פיתוח מנהלים בכל הדרגים, סדנאות מנהלים, קורס ניהול, אימון מנהלים וכן, באתר משכוכית חנות למנהלים המציעה למכירה סל מוצרים וכלים להצלחה, ביניהם ערכות הדרכה למנהלים וספרים למנהלים ללימוד מיומנויות ולתרגול עצמי!


קרא/י במאמרים שפרסמנו בנושא פרזנטציה אפקטיבית ושפת גוף: